أمر الشراء (PO): ما تكتبه فيه بعد قبول العرض، ونموذج جاهز

اخترت العرض، فكتبت للمورّد: «موافقون، توكلنا على الله». بعد أسبوعين وصلت البضاعة بتغليف غير الذي اتفقتما عليه، وجاءت الفاتورة ومعها رسوم توصيل ظننتها مشمولة. راجعت المراسلات، فوجدت كل طرف يستند إلى رسالة مختلفة.

أمر الشراء يمنع هذا. هذا الدليل يشرح ما يحمله أمر الشراء بندًا بندًا، ويعطيك نموذجًا تنسخه، ويبيّن ما تفعله حين يعود المورّد بشروط مختلفة أو يتغير طلبك، وكيف تطابق الفاتورة قبل أن تدفعها.

باختصار:

• أمر الشراء يجمع ما اتفقتما عليه في وثيقة واحدة، بدل أن يتوزع على رسائل ومكالمات.
• اكتب فيه كل ما ستفحص البضاعة عليه وتدفع على أساسه.
• اطلب تأكيدًا مكتوبًا، وطابق الأمر ومذكرة الاستلام والفاتورة قبل أن تدفع.

ما أمر الشراء، ولماذا لا يكفي قبول العرض

أمر الشراء (Purchase Order، ويُختصر PO) وثيقة يصدرها المشتري للمورّد، تحدد ما يشتريه وكميته وسعره وشروط تسليمه ودفعه. وحين يؤكده المورّد كتابةً، يصبح المرجع الذي يعود إليه الطرفان عند أي خلاف.

عرض السعر كتبه المورّد بصيغته، وقد ينقصه ما لم تسأل عنه. وقبوله برسالة قصيرة يترك أسئلة مفتوحة: أي نسخة من العرض؟ وهل التعديلات التي اتفقتما عليها في مكالمة جزء منه؟ أمر الشراء يغلق هذه الأسئلة لأنه يجمع الاتفاق في مكان واحد.

وهو حلقة في سلسلة: طلب عرض السعر، ثم العرض، ثم أمر الشراء، ثم تأكيد المورّد، ثم مذكرة التسليم، ثم الفاتورة. وكل وثيقة بعده تحمل رقمه. وفي الصفقات الكبيرة أو المعقدة، راجع الصياغة مع مستشار قانوني.

ما يحمله أمر الشراء

البند	ما تكتبه	لماذا
الرقم والتاريخ	رقم فريد لكل أمر	يُذكر في مذكرة التسليم والفاتورة فتطابقها عليه
الطرفان	الاسم القانوني لكل منشأة كما في سجلها التجاري، ورقم السجل، والرقم الضريبي، والعنوان	يحدد من التزم لمن
مرجع العرض	رقم عرض السعر وتاريخه	يربط الأمر بما قبلته
الأصناف	لكل صنف: الوصف والمواصفة أو رقم الصنف، والوحدة، والكمية، وسعر الوحدة، والإجمالي	هذا ما ستفحص البضاعة عليه
الضريبة والإجمالي	هل الأسعار قبل الضريبة أم شاملة لها، والمبلغ النهائي	يمنع فاتورة بإجمالي غير الذي توقعته
التسليم	الموقع، والتاريخ، ومن يتحمل النقل والتنزيل، وهل يُقبل التسليم الجزئي	أكثر البنود التي تُفترض ولا تُكتب
التغليف والتوسيم	طريقة التعبئة، ورقم الأمر على العبوات	يسهّل الاستلام والمطابقة
الدفع	الشرط، ومن أي تاريخ يبدأ الأجل، والمستندات المطلوبة مع الفاتورة	تدفع على أساسه لا على ما تتذكره
الوثائق	الشهادات وتقارير الفحص التي تصل مع الشحنة	ما لا يُطلب في الأمر قد لا يصل
الفحص والقبول	ما يُفحص، ومهلة الإبلاغ عن العيب أو النقص	يحدد متى يصبح الاستلام نهائيًا
الضمان	المدة، وما يحدث عند العيب: استبدال أم إصلاح، وعلى نفقة من	يحسم الخلاف قبل أن يقع
التأخير والإلغاء	ما يحدث إن تأخر التسليم، وما يحدث إن ألغيت الطلب	يحمي الطرفين من مفاجأة

وما اتفقت عليه من حد أدنى أو سعر متدرج بالكمية، انقله إلى الأمر كما ورد؛ وتفصيل الحد الأدنى في الحد الأدنى للطلب (MOQ).

نموذج أمر شراء جاهز للنسخ

انسخه، وعدّل ما بين القوسين، واحذف البند الذي لا ينطبق:

أمر شراء رقم [الرقم]، بتاريخ [التاريخ]

من: [الاسم القانوني للمنشأة]، السجل التجاري [الرقم]، الرقم الضريبي [الرقم]، [العنوان].

إلى: [الاسم القانوني للمورّد]، السجل التجاري [الرقم]، الرقم الضريبي [الرقم].

بناءً على عرضكم رقم [رقم العرض] بتاريخ [التاريخ]، نطلب توريد ما يلي:

1. [الصنف والمواصفة أو رقم الصنف]: [الكمية والوحدة] × [سعر الوحدة] = [الإجمالي].
2. [الصنف الثاني إن وُجد].

الإجمالي قبل الضريبة [المبلغ]، وضريبة القيمة المضافة [المبلغ]، والإجمالي [المبلغ].

• التسليم: إلى [الموقع] قبل [التاريخ]، شاملًا النقل والتنزيل، و[يُقبل / لا يُقبل] التسليم الجزئي.
• التغليف: [الطريقة]، ورقم هذا الأمر على كل عبوة وعلى مذكرة التسليم.
• الدفع: [الشرط]، ويبدأ الأجل من [تاريخ الاستلام / تاريخ الفاتورة]، إلى حساب باسم المنشأة.
• الوثائق مع الشحنة: [الشهادات وتقارير الفحص].
• الفحص: نفحص خلال [عدد الأيام] أيام من الاستلام، ونبلغكم كتابةً بأي عيب أو نقص.
• الضمان: [المدة]، ويشمل [الاستبدال / الإصلاح] على نفقتكم.
• التأخير: إن تأخر التسليم عن موعده أكثر من [عدد الأيام] أيام، يحق لنا [إلغاء الأمر / خصم نسبة متفق عليها].

نرجو تأكيد الأمر كتابةً خلال [عدد الأيام] أيام، وذكر أي بند لا تقبلونه صراحةً.

[الاسم، والمنصب، والتوقيع]

حين يعود المورّد بشروط مختلفة

لا تعتبر الأمر نافذًا حتى يصلك تأكيد مكتوب: نسخة موقّعة، أو رسالة تذكر رقم الأمر وتقبله. ثم اقرأ التأكيد قبل أن تحفظه:

• إن طابق الأمر، فهو الاتفاق، وكل ما بعده يُقاس عليه.
• إن غيّر سعرًا أو كمية أو موعدًا أو شرط دفع، فهو عرض جديد لا تأكيد. رد كتابةً بقبول التغيير أو رفضه قبل أن يبدأ التجهيز، ولا تتركه يمر بالسكوت.
• إن أرفق شروطًا عامة مطبوعة، فاقرأ ما يخص الضمان والإرجاع والمسؤولية، واطلب أن يذكر صراحةً أي بند في أمرك لا يقبله.

إن تغيّر طلبك بعد الإرسال

التعديل الشفهي أكثر ما يفسد أمر الشراء. أي تغيير في الكمية أو الموعد أو المواصفة يصدر أمرًا معدّلًا بالرقم نفسه ورقم مراجعة، مثل «مراجعة 1»، يذكر ما تغيّر تحديدًا، ويحتاج إلى تأكيد جديد.

وقبل أن تلغي أمرًا أو تخفض كميته، اسأل المورّد عمّا اشتراه أو أنتجه لطلبك. الصنف المخصص الذي بدأ تصنيعه قد تتحمل كلفته حتى لو ألغيت، فاكتب في الأمر من البداية ما يحدث عند الإلغاء.

طابق ثلاث وثائق قبل أن تدفع

المطابقة الثلاثية ممارسة بسيطة في المشتريات: قبل أن تدفع الفاتورة، تقارن سطرًا بسطر بين أمر الشراء (ما طلبته)، ومذكرة الاستلام (ما وصلك فعلًا)، والفاتورة (ما يطالبك به المورّد).

مثال افتراضي بأرقام مبسّطة:

	أمر الشراء	مذكرة الاستلام	الفاتورة
الصنف	عبوة 500 مل	عبوة 500 مل	عبوة 500 مل
الكمية	1,000	960	1,000
سعر الوحدة	4.50 ريال	—	4.75 ريال
الإجمالي قبل الضريبة	4,500 ريال	—	4,750 ريال

الوثائق الثلاث لا تتطابق: وصلك 960 عبوة لا 1,000، وسعر الفاتورة أعلى من سعر الأمر. ما تدفعه هو ما استلمته بالسعر الذي اتفقتما عليه: 960 × 4.50 = 4,320 ريال قبل الضريبة. اكتب للمورّد بالنقص وبفرق السعر معًا، واطلب فاتورة معدّلة أو إشعارًا دائنًا بالفرق قبل أن تدفع.

وحين تتكرر الفروق مع مورّد بعينه، سجّلها: الالتزام بالكمية والسعر والموعد هو الدرجة الحقيقية التي تقارنه بها في الطلب القادم، كما في كيف تقارن عروض أسعار المورّدين.

من أين تبدأ في مِقرار

الاسم القانوني والسجل التجاري أول سطر في أمرك. حين يذكر مصدرٌ السجل التجاري للمنشأة، يظهر في ملفها في مِقرار، فقارنه بما في عرض السعر والفاتورة. وقنوات قسم «تواصل مع الشركة» هي القنوات الرسمية التي ترسل إليها الأمر وتنتظر منها التأكيد. وطريقة قراءة الملف كاملًا في كيف تقرأ ملف المورّد.

وإن لم تصل بعد إلى مرحلة أمر الشراء، فابدأ من ما تجهّزه قبل التواصل مع المورّد لتطلب العروض. والمورّدون المنشورون في مِقرار تجدهم في البحث، وفي فئات مثل التغليف والتعبئة والكيماويات والبوليمرات.